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员工开销是企业第二大支出!新世代财务管理要如何跟上云端、行动

2020-06-25 阅读(6406)

员工开销是企业第二大支出!新世代财务管理要如何跟上云端、行动

在全球化经济的发展下,企业逐渐将业务触角伸向世界各地,出差至海外各据点的工作形态屡见不鲜,甚至需要去国外工作的差旅人士也越来越多。而这个现象同时意味着,企业差旅费用管理作业将会越来越繁杂,如何提高作业效率、节省报帐费用的管理成本,更是企业数位转型、迈向高速成长的重要一环。

为什幺企业需要财务转型:被过多单据和纸本束缚,无法发挥财务的策略价值!

根据 国际权威调查机构Forrester 全球财务长报告,员工的业务开销与差旅费用,不仅是企业第二大支出项目,同时也是企业最难以有效控管的项目之一。无论企业的规模大小,其实都面临如何减少员工开销、以及差旅费用管理的困难。另外,如何减少蒐集单据、费用报销等衍生出的人力作业时间,也是一大难题。

尤其在过往,企业对财务部门的期待,只是很单纯的「资金管理」。但如今在高度竞争的商业环境下,企业需要的不只是能管控资金的财务部门,而是希望他们能够协助企业制定发展策略、创造价值。

换句话说,企业对财务的需求,已经从资金管理进化到财务与业务一体化的「策略管理」。

但如前面所提到的,传统差旅费用报销的作业模式,让财务人员大部份的工作时间都耗在整理单据、纸本报销、手写或手动输入、人工审核等基础作业上,尤其台湾传统的中小型公司更是如此。

这些作业流程不仅耗时耗力、又容易出错,导致财务人员没有多余心力去提升工作的附加价值,自然无法满足企业对财务转型「策略性支援服务」的期待。

台湾大车队的转型策略:让财务管理跟上云端和行动趋势!

台湾企业驱动财务数位化转型的第一步,建议可从改变报帐费用的管理模式做起,而云端运算、大数据分析、行动应用等 IT 技术,则是改变的关键。而 SAP旗下的 差旅与费用管理解决方案— Concur ,就是奠基在这三项技术上发展的。

除了结合云端、行动、数位分析等技术之外, Concur 背后还有一个遍及全球 150 个国家、数量庞大的合作伙伴生态系统,包括亚航(AirAsia)、美国航空(American Airlines)、星巴克(Starbucks)等知名业者。而在台湾,採用 Concur 的第一个企业竟是本土车行—台湾大车队!

当乘客使用台湾大车队服务,交通费用就可以直接由系统报销,不必再向司机要收据。他们充分体现了财务云端转型的优势,与合作企业从叫车、派遣接送、车资报帐到费用核销,全都可以透过双方的系统对接,提供客户更精準、即时一贯化的服务。

台湾大车队明白了财务转型的重要,却仍有很多台湾企业被困在财务资讯庞杂、手动作业时间长等难题中,在转型过程中卡关。

企业要成功转型,除了需要配备具有创新技术、与完整生态系统的云端解决方案之外,还必须掌握以下四大关键:

关键一:降到最低的安全风险!

保持资料的完整性,是每个企业数位转型的首要原则。而当财务管理解决方案符合全球最高的资安标準,企业便无须忧心安全风险。

关键二:互联整合能力

一个强大的财务管理解决方案,在任何介面都要可以连接,接收最新消息。一个能够整合企业信用卡资料、付款或帐务资讯、ERP、CRM 等多个外部平台的云端管理方案,除了让财务人员能够清楚掌握费用支出状况,连支出原因及明细都能一目了然,能更轻易有效管控。

关键三:透明度

资料的易读性,则能让财务人员更有效率地进行决策。而透过智慧分析技术,财务管理解决方案能针对差旅费用的支出与报销,进行多维度资料分析,落实成本预算或行为管控的目标,提升支出透明度的同时,更确保符合企业政策的合规性。

员工开销是企业第二大支出!新世代财务管理要如何跟上云端、行动

关键四:轻鬆使用

当主管或财务人员能轻鬆透过 App 等行动装置连上云端平台,检视差旅费用,便能省下许多作业时间。云端平台自动化、无纸化报销单据的优点,让主管能用手机随时随地审核批淮费用,还能掌握即时资料和员工行程。

企业在导入财务管理的云端解决方案后,所有与商务差旅的相关作业都能在同一平台上完成,例如:预定交通工具或饭店、蒐集纸本单据、汇整支出明细、费用报销等,员工透过手机 App 就能自动完成所有作业,大幅提高差旅费用报销的处理效率和透明度。

此外,将费用支出与差旅活动整合也更方便企业日后做成本管控与分析,财务人员也能透过数据分析,找出员工最常消费的店家,进一步洽谈优惠折扣,降低企业差旅成本。

员工遍布全球 100 个国家!喜达屋饭店如何精準控管成本、优化流程?

成立于 1980 年的喜达屋饭店及渡假村国际集团(Starwood Hotels & Resorts Worldwide, Inc.),旗下共有 8 个饭店品牌,包括台湾人也熟知的威斯汀、喜来登、W 饭店和艾美酒店等等,目前在全球 100 个国家都设有据点。不过近年来,随着亚洲市场的快速扩张,喜达屋的员工总数大幅成长,既有的费用及财务处理作业变得更加困难。

员工开销是企业第二大支出!新世代财务管理要如何跟上云端、行动

喜达屋便利用 Concur 差旅费用管理解决方案的优势,大幅简化财务管理的作业程序。喜达屋亚太区财务副总裁 Francis Tan 就认为,过往费用支出必须靠人工编辑和核对帐目,而现在每项费用都会自动连结员工的公司信用卡帐号,快速又準确,省下大量作业时间。

此外,最方便的就是无论员工身在何处、使用哪一种装置,都可以登入 Concur,自主管理整个差旅费用作业,系统还能自动加总所有费用,再产出报表。当财务管理变得标準化,不只提高作业效率,也让财务人员有更多时间分析费用支出状况,思考如何为企业降低差旅成本。

对企业来说,导入 Concur 简化差旅费用管理流程,是财务进行数位化转型的第一步,也是不可或缺的关键,当财务人员不再被繁杂文书作业所牵绊,才能有更多时间专注在企业所需的策略支援服务,为财务管理创造最大化价值。

 

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